Integritetspolicy

1. Personuppgiftsansvarig

Airwolve Operations AB, org.nr 559564-9491, Västerås, Sverige, är personuppgiftsansvarig för behandling som sker via airwolve.se, våra kontakt- och bokningsformulär samt i vår egen kund- och uppdragsadministration. Om ett annat bolag inom Airwolve anges som avtalspart i offert eller orderbekräftelse kan det bolaget vara personuppgiftsansvarigt för den behandling som krävs för det aktuella uppdraget.

Kontakt: hej@airwolve.se eller 010-162 61 61.

2. Vilka omfattas och varifrån kommer uppgifterna?

Policyn omfattar bland annat kunder, potentiella kunder, kontaktpersoner hos företag, fastighetsägare, boende, leverantörer och andra personer som förekommer i samband med ett uppdrag. Uppgifter lämnas normalt av dig eller den organisation du företräder. Vi kan även få uppgifter från en beställare, offentliga register, fastighetsinformation, myndigheter, samarbetspartner eller från den tekniska dokumentation som skapas under ett uppdrag.

3. Personuppgifter vi kan behandla

Vi behandlar endast uppgifter som behövs för ett tydligt ändamål, exempelvis:

• namn, befattning och företag eller organisation,
• e-postadress, telefonnummer och annan korrespondens,
• adress, uppdragsplats och uppgifter om fastighet eller objekt,
• vald tjänst, kundtyp, ungefärlig fastighetsstorlek samt tillgång till el och vatten,
• offert-, avtals-, fakturerings- och betalningsuppgifter,
• personnummer när du frivilligt ber oss ansöka om ROT-avdrag,
• bilder, film, ljud, termografiskt material och annan uppdragsdokumentation,
• flygloggar, telemetri, GNSS-positioner, tidpunkter och tekniska metadata, samt
• cookie-ID, besökta sidor, interaktioner och enhetsinformation efter samtycke.

Lämna inte känsliga personuppgifter eller uppgifter om lagöverträdelser i formulärens fritextfält om vi inte uttryckligen har bett om dem.

4. Varför vi behandlar uppgifter och rättslig grund

Förfrågningar, offerter och avtal: för att besvara frågor, lämna offert, planera, administrera och genomföra uppdrag samt leverera dokumentation. Rättslig grund är åtgärder på din begäran före avtal och fullgörande av avtal. För kontaktpersoner hos företagskunder används även vårt berättigade intresse av att hantera affärsrelationen.

Flygsäkerhet, tillstånd och myndighetskrav: för riskbedömning, flygplanering, geozonskontroll, operativ dokumentation och ärenden hos exempelvis Transportstyrelsen, flygtrafikledning, Lantmäteriet eller annan behörig myndighet. Rättslig grund är rättslig förpliktelse, fullgörande av avtal och vårt berättigade intresse av säkra och lagliga operationer.

ROT-avdrag: för att administrera en ansökan hos Skatteverket på din begäran. Rättslig grund är fullgörande av avtal och rättslig förpliktelse.

Fakturering, bokföring och skatt: för fakturering, betalningsuppföljning och lagstadgad redovisning. Rättslig grund är fullgörande av avtal och rättslig förpliktelse.

Kvalitet, säkerhet och rättsliga anspråk: för kvalitetssäkring, reklamationshantering, försäkringsärenden samt för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. Rättslig grund är vårt berättigade intresse av att dokumentera uppdrag och skydda verksamheten och berörda parter.

Webbanalys: för att förstå och förbättra webbplatsen med Google Analytics 4. Rättslig grund är ditt samtycke, som kan återkallas via Cookieinställningar.

5. Bilder, film och drönardata

Bilder, filmer och annan sensordata kan utgöra personuppgifter när en person, registreringsskylt, bostad eller annan identifierande information kan kopplas till en individ. Vi planerar datainsamlingen för att begränsa onödiga personuppgifter och använder vid behov beskärning, maskering eller andra skyddsåtgärder.

Uppdragsmaterial används i första hand för genomförande, leverans, säkerhet, kvalitet och dokumentation. Kundens namn, logotyp eller material från uppdraget används inte som referens eller i marknadsföring utan skriftligt tillstånd. Om identifierbara personer ska användas i marknadsföring inhämtar vi samtycke eller säkerställer annan tillämplig rättslig grund.

6. Mottagare och personuppgiftsbiträden

Personuppgifter kan, när det behövs, delas med:

• Microsoft 365 för e-post, kalender och dokumenthantering,
• Netlify för drift av webbplatsen och mottagning av formulär,
• Google Analytics 4 efter samtycke,
• leverantörer av ekonomi-, fakturerings-, signerings- och IT-tjänster,
• underentreprenörer och samarbetspartner som behöver uppgifterna för uppdraget,
• försäkringsbolag, juridiska rådgivare och andra professionella rådgivare, samt
• Skatteverket, Lantmäteriet, Transportstyrelsen, flygtrafikledning, domstol eller annan myndighet när det krävs.

Leverantörer som behandlar uppgifter för vår räkning får endast använda dem enligt våra instruktioner och omfattas av avtal om personuppgiftsbehandling när det krävs.

7. Överföring utanför EU/EES

Vi eftersträvar behandling inom EU/EES. Vissa leverantörer, exempelvis Microsoft, Netlify och Google, kan innebära behandling eller åtkomst från land utanför EU/EES. Sådan överföring ska grundas på EU-kommissionens beslut om adekvat skyddsnivå eller lämpliga skyddsåtgärder, såsom EU:s standardavtalsklausuler. Information om tillämplig överföringsmekanism lämnas på begäran.

8. Hur länge uppgifterna sparas

Vi sparar inte personuppgifter längre än vad ändamålet kräver. Som huvudregel gäller:

• förfrågningar som inte leder till affärsrelation raderas normalt inom 12 månader,
• offert-, avtals- och uppdragsuppgifter sparas under relationen och därefter så länge de behövs för garanti, reklamation eller rättsliga anspråk, normalt högst tre år för konsumentuppdrag och högst tio år för uppdrag mellan näringsidkare,
• räkenskapsinformation sparas minst sju år enligt bokföringsreglerna,
• personnummer för ROT skyddas särskilt och sparas endast så länge det behövs för ansökan, kontroll och lagstadgad dokumentation,
• rådata och övrigt uppdragsmaterial som inte behöver ingå i leveransen eller bevaras som dokumentation raderas eller anonymiseras normalt inom 24 månader,
• referens- och marknadsföringsmaterial sparas tills tillståndet återkallas eller materialet inte längre är relevant, och
• händelsedata på användarnivå i Google Analytics lagras högst 14 månader.

Uppgifter kan behöva sparas längre om lag, myndighetsbeslut, tvist, försäkringsärende eller pågående rättsligt anspråk kräver det.

9. Säkerhet

Vi använder tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder utifrån uppgifternas känslighet och risk, exempelvis behörighetsstyrning, säker lagring, säkerhetskopiering och begränsad åtkomst. Endast personer som behöver uppgifterna för sitt arbete ska ha tillgång till dem.

10. Dina rättigheter

Du kan, beroende på omständigheterna, ha rätt att:

• få information och tillgång till dina personuppgifter,
• få felaktiga uppgifter rättade,
• begära radering eller begränsning av behandling,
• invända mot behandling som bygger på berättigat intresse,
• få ut uppgifter som du själv lämnat i ett strukturerat format, och
• återkalla samtycke utan att det påverkar lagligheten av tidigare behandling.

Rättigheterna är inte absoluta. Vi kan exempelvis behöva behålla uppgifter på grund av bokföringskrav eller för att hantera rättsliga anspråk. Kontakta hej@airwolve.se. Vi kan behöva kontrollera din identitet innan en begäran hanteras och svarar normalt inom en månad.

11. Automatiserade beslut

Vi fattar inte beslut som har rättsliga eller liknande betydande konsekvenser för dig enbart genom automatiserad behandling eller profilering.

12. Klagomål, kontakt och ändringar

Om du har frågor eller synpunkter, kontakta oss först så försöker vi hjälpa dig. Du har även rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), imy.se.

Vi kan uppdatera policyn när verksamheten, tekniken eller rättsliga krav förändras. Senaste version publiceras här med uppdateringsdatum.

Airwolve Operations AB
Org.nr: 559564-9491
Västerås, Sverige
E-post: hej@airwolve.se
Telefon: 010-162 61 61